Au Luxembourg il n’y a pas d’obligation d’ouverture de compte professionnel. Ainsi, les banques peuvent ainsi choisir ou non d’entrer en relation avec un entrepreneur, mais chacune a l’obligation légale d’avoir une politique d’acceptation des clients, et doit suivre des règles spécifiques pour décider qui elle peut accepter. Ces politiques sont conçues non seulement pour se conformer aux exigences légales, mais aussi pour garantir la sécurité, prévenir la fraude et, finalement, protéger le client final et la banque en même temps. L’ABBL (Association des Banques et Banquiers) a édité un guide détaillé afin d’aider les primo-entrepreneurs tout comme les entrepreneurs confirmés à ouvrir un compte bancaire dans les meilleures conditions possibles.

La check list Know Your Customer (KYC) de base pour les sociétés commerciales se compose des pièces justificatives ci-dessous à fournir pour tout professionnel souhaitant ouvrir un compte (des informations complémentaires pouvant évidemment être demandées) :

Pour identifier la société :

• Statuts ou tout autre document constitutionnel équivalent.
• Extrait récent et actualisé du Registre du Commerce et des Sociétés.
• Pour les sociétés cotées : preuve de la cotation (par exemple, certificat de la bourse, ISIN).
• Pour les entités réglementées : preuve de la supervision (par exemple, autorisation de l’autorité de réglementation compétente).

Pour identifier le profil commercial et transactionnel :

• Les derniers états financiers de la société
• Dans le cas d’une entreprise récemment créée : prévision de revenus / plan d’affaires.

Pour comprendre l’origine des fonds, des actifs de l’entreprise ou des apports de capitaux

(en cas de facteurs de risque spécifiques, la banque demandera des documents fiables et indépendants pour corroborer l’origine des fonds qui seront transférés sur le compte) :

• Un bilan.
• Un accord de vente ou de flux de trésorerie.
• Une résolution décidant d’une distribution de dividendes, etc…

Pour identifier le bénéficiaire

(qui est toujours une personne physique):

•  Extrait récent et actualisé du registre des bénéficiaires effectifs.
• Formulaire de déclaration du bénéficiaire effectif ultime ( « formulaire UBO » ), daté et signé par le(s) représentant(s) de la société.
• Pièce d’identité claire et valide de chaque bénéficiaire effectif.
•  La preuve de la résidence (adresse légale) de chaque bénéficiaire effectif peut être exigée par la banque.

Pour avoir une vision claire des actionnaires :

• Structure de l’actionnariat, sous la forme d’un organigramme récent indiquant les pourcentages de détention et, le cas échéant, les sociétés holding intermédiaires.
• Selon que la structure de détention est accessible au public ou non, le registre des actionnaires peut être demandé.

Pour identifier la structure de gestion et les signataires autorisés :

• Structure de gestion.
• Liste des signataires autorisés et spécimen de signature.
• Registre des administrateurs, le cas échéant.
• Pièce d’identité claire et valide de chacune des personnes qui est un signataire autorisé et de toute autre personne qui peut agir au nom de l’entreprise vis-à-vis de la banque.
• Procuration des personnes pouvant agir au nom de la société, le cas échéant.

Pour l’échange automatique d’informations

(à des fins fiscales imposée aux institutions financières) FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) et CRS (Common Reporting Standard) :

• Un formulaire d’auto-certification concernant le statut de la société au regard de FATCA et CRS.
• Le numéro d’identification fiscale (NIF) de la société (s’il est disponible).
• Pour les entités passives, le numéro d’identification fiscale de chaque personne détenant le contrôle (UBO) (si disponible).
• Si nécessaire, les formulaires américains pertinents (W9 ou W8-BEN).

Plus d’informations et contacts :

ABBL : https://www.abbl.lu/en/home/bank-account-opening

House of Entrepreneruship : www.houseofentrepreneurship.lu / E-mail:  info@houseofentrepreneurship.lu / Tél: (+352) 42 39 39 330